每個團隊在日常運營中都面臨著挑戰，這些挑戰會影響其運營效率，從而阻止其每週，每月和季度KPI。這可能是溝通不暢，需要手動輸入的待辦事項清單上的重複任務或一個脫節的團隊。
幸運的是，良好的工作流管理工具可以幫助您簡化所有業務任務，改善團隊連接性並減少操作錯誤。
但是，選擇與您的業務需求保持一致的正確工作流管理軟件說起來容易做起來難。選擇過程中的一個錯誤可能會使您的預算，資源或時間損失。
在本指南中，我們將分享有關如何為您的業務選擇正確的工作流管理軟件的所有信息。最後，您將有知識來做出明智的決定，優化團隊的生產力並取得成功。
目錄
評估您的業務需求
如果你想 開展業務，正確的工作流管理軟件可以從第一天開始改變遊戲規則。它可以幫助組織任務，簡化溝通，並為有效的操作樹立強大的基礎。
評估您的業務需求時，請研究以下內容：
業務流程
公司有不同的流程來簡化實現運營效率。
根據研究，有55.2％的公司購買了工作流管理軟件來解決其工作流問題。這是他們想簡化的一些主要業務流程：
最大化工作流管理軟件的價值需要精確量身定制的解決方案。
首先徹底繪製需要簡化的關鍵工作流程 - 數據輸入，員工入職，部門間協作，處理入站呼叫等等。這些疼痛點將引導您使用正確的工具。
對於大量複雜行動的公司，企業級工作流系統專門為其行業垂直而建立的可以帶來巨大的收益。
醫療組織可能需要強大的HIPAA合規性功能，而金融公司可能需要高級安全和審計功能。
相反，零售商可以利用特定於行業的自動化來進行營銷活動，庫存管理和客戶服務。
無論範圍如何，在評估工作流解決方案時，提高透明度和開放通信都應是優先事項。
選擇最佳的工作流管理軟件時，增強通信和簡化操作的工具至關重要。
例如，Blink提供了旨在通過有效共享更新和促進溝通的功能來改善團隊協作的功能，並且是元工作場所的替代方案。
通過實施合適的工作流引擎，並通過Blink等協作工具進行補充，企業為自己配備了針對其獨特流程的數字工作場所。
這種有意的方法可確保您選擇消除瓶頸，減少昂貴的錯誤並推動團隊對新高度的生產力，同時流暢地適應不斷發展的需求的軟件。
團隊合作
得益於工作流管理軟件，您可以統一組織整個部門並促進平穩的實時團隊之間的協作與溝通，確保成功完成項目。
根據這項研究，有32.9％的公司報告說，自動化使他們的業務更加合作。
選擇具有協作功能的工作流管理軟件，以使您的團隊能夠共同努力並協調流程以實現您的業務目標。
以下是工作流管理軟件中要查找的功能：
- 實時溝通和協作：它確保每個人都在同一頁面上，減少損害項目績效的誤解。
- 可自定義的工作流程：該軟件應具有多個可自定義的模板，以使您的團隊使用系統所需的控制。
- 任務管理：它應該具有分配任務，設置截止日期和跟踪更新的功能
- 文件共享和文檔協作：它將使團隊能夠在文檔的最新版本上工作，並單擊幾下跟踪實時更改。
- 詳細的報告和分析：您需要它來跟踪團隊在不同流程上的績效，並製定改進它們的方法。
一體化
最大程度地利用工作流管理軟件的一種方法是選擇集成多個第三方應用程序的一種方法。
這將使您能夠創建交叉應用工作流程，提高團隊的生產力，並使您的公司更加協作。
例如，您可以集成項目管理軟件使用您的工作流管理工具中的在線數據管理平台。
您的團隊將使用項目管理工具在項目上實時協作，並使用集中式平台將工作文件上傳到在線數據平台上。
設置工具後，您將需要將其集成到經常使用的軟件，例如雲存儲提供商，財務平台和在線數據庫。
一個不錯的選擇是使用IAAAS友好的平台將您的工作流系統與您喜歡的SaaS軟件和第三方工具連接起來，以簡化流程。
Zapier是以集成為中心的工作流量工具的主要示例。它允許企業在沒有任何編碼知識的情況下連接5,000多個應用程序，從而在不同服務之間創建自動化工作流（稱為“ ZAPS”）。
例如，當將新的引線添加到CRM中時，您可以在項目管理工具中自動創建新任務，或者在將新文件上傳到雲存儲時發送Slack Notification。
另外，選擇具有內置集成的軟件與您首選的工具和第三方平台。
但是，此類工作流軟件中的有限集成選項在擴展操作時可能會引起問題。
評估您的軟件選項
一旦您評估了業務需求，各種可用的工作流管理選項可能會破壞您的選擇。以下是查看不同選項時需要考慮的關鍵功能：
企業的雲存儲
雲存儲有很多選擇，但是您必須更具選擇性，以確保您的文件受到數據丟失的保護，並且您的業務遵守數據管理法律。
在隱私方面實習生商務驅動器提供開源和GDPR的端到端加密雲服務。
Interxt驅動器可保護企業免受勒索軟件攻擊和數據丟失使用端到端加密和多個服務器，其中文件是加密，備份和從黑客中固定的。
與其他公司不同，Internx不會保留您數據的加密密鑰，因此除非客戶經理授權，否則沒人可以訪問您的文件。
為了增加安全性，您可以在團隊內部安全地共享和協作，並通過高級計劃管理一支最多100個用戶的團隊，該計劃提供2TB的存儲空間，起價為8.99歐元/用戶/月份
優點：
- 可訪問：員工可以從任何設備上的任何地方訪問文件，從而使Interxt驅動器適用於混合，遠程或辦公環境。
- 可自定義：將成員添加到您的團隊中，並根據需要將存儲分配給會員。輕鬆管理您的計費和付款，並在您的個人和雲帳戶之間切換。
- 合作友好：通過Internet，密碼保護文件加密並牢固地發送文件，並隨時限制對共享文件的訪問。
- 高度可擴展：升級或降級您的訂閱計劃以匹配您的業務需求的資源。
- 未來更新：新版本和更新將很快添加到B2B計劃中，包括文件版本和訪問日誌。
易用性
您選擇的工作流程管理軟件對於每個團隊成員都需要輕鬆技術水平。
您的團隊應該能夠毫不費力地使用它來捕獲各個階段的整個任務流，並在不依賴IT團隊的情況下創建全面的工作流程。
使用無代碼平台將使您的團隊更容易學習和適應該工具，從而增加了被各個部門採用的可能性。
此外，激勵員工為提高公司的工作流效率做出貢獻。
在工作流管理軟件中尋找的一些直觀功能包括直觀的視覺建模，拖放表單構建器，自動化報告構建器和工作流可視化。
流行的工作流程管理諸如notre.com之類的工具和Trello，提供具有拖放功能的直觀接口，使其可容納具有不同技術專長水平的團隊成員。
圖形建模將幫助您在每個工作流程步驟中可視化流程以及員工和部門角色，以創建映射良好的過程流。
另一方面，拖放形式的構建者將使您的團隊能夠在幾分鐘內使用複雜的元素創建動態形式，而無需進行任何繁重的舉重。
可伸縮性
您的企業需要一個未來派的工作流系統，以增長和適應以滿足其不斷變化的需求。
工作流程工具應能夠處理更大的用戶群，擴大業務運營，複雜的工作過程以及每日數據量，而無需遇到延遲或需要進行團隊複雜的調整。
要選擇用於可擴展性的工作流系統，請考慮諸如軟件體系結構，性能功能，自定義選項和安全功能。
例如，具有大量自定義選項的工作流管理工具將使您能夠量身定制工作流以滿足特定流程並實現優化的軟件系統。
JIRA和NINTEX等企業級解決方案旨在處理複雜的工作流程和成長的團隊，使其適合於計劃進行大量擴展的企業。
安全和合規性
最好的工作流管理工具具有安全策略和框架，並符合特定行業的法規，以保護組織的IT基礎架構和來自外部威脅的敏感數據。
確保託管軟件的服務器符合安全認證，例如HIPAA合規性和ISO 27001：2005。
此外，確保工作流工具具有強大的安全協議，例如數據加密，基於角色的安全性和多因素身份驗證（MFA）。
合併MFA提供了額外的保護水平，可確保公司數據的安全性免受未經授權的條目。
在選擇工作流程管理系統時，重要的是要考慮到其適應MFA的能力，因為這可以極大地有助於確保您的業務運營並保留精緻數據的機密性。
成本和定價
擁有或使用軟件的相關成本需要與您的預算和業務需求保持一致。
不同工作流管理工具之間的定價可能會有很大差異。例如，Asana為小型團隊提供了免費的基本計劃，而SmartSheet等企業解決方案可能具有更高的每用戶成本，但提供了更高級的功能。
如果您選擇使用現場工作流程系統，請預算獲得軟件許可證和進行重大升級的前期費用。
憑藉雲工作流程系統，預算用於訂閱費用，升級，維護和技術支持之類的預算。
工作流程系統最常見的付款模型是基於訂閱的定價模型或付款方式付款計劃，以及諸如Interxt對象存儲之類的服務，該服務是為企業構建的對象存儲服務，以處理大量存儲。
提供者每月每個用戶的基於價格訂閱的付款模型。將它們分為“管理員”和“僅視圖”之類的層，並在採用其他用戶層時增加成本。
使用付費的定價模型，您將為您的業務資源付費，這可能非常成本效益。
例如，供應商可以提供分層的結構，例如每月支付80美元以創建和自動化3-5個流程的工作流程。
值得注意的是，根據您選擇的計劃，所需的工具套件，您的存儲要求等，工作流量每月每月每月的價格低至每月$ 50+每月50美元以上。
要確定工作流軟件的成本，請聯繫支持者，為您提供一個清晰，透明的定價框架，以涵蓋所有隱藏費用。
軟件的實施和採用
購買工作流管理軟件後，您將使用它來實施高效的工作流程，因為不同的團隊逐漸採用了它。這是您選擇的軟件可以期望的：
部署和設置
一個良好的工作流管理工具應該易於設置並部署，以便利益相關者簡化平凡的任務並提高團隊績效。
提供商的團隊應該備用，以幫助您無縫設置和部署軟件，而不管您的工作流程如何。
他們還應遵循最佳部署實踐，以支持在組織中推出自定義工作流的實施過程。
這是實施過程的樣子：
- 業務流程映射。收集有關要自動化和管理的過程的數據。選擇一個或兩個過程，您的業務掙扎並開始。
- 確定利益相關者並諮詢他們以確定需求並幫助您設置不同的自動化主導的工作流程。
- 利用工作流構建器以視覺表示工作流程的步驟。在繼續下一階段之前，請從所有利益相關者那裡收集意見。
- 在工作流管理軟件中設計工作流程和形式。使用低代碼工作流系統中的拖放功能來設計和修改工作流模板。
- 使用簡單的自動化工具自動化工作流程。
- 使用一組用戶組進行戰鬥測試工作流程，以確保其設計準確。
- 培訓用戶如何使用工作流系統來鼓勵快速採用該工具。
- 啟動系統並開始收集您創建的過程和工作流程的見解。
培訓和支持
為了使工作流管理軟件的實施階段成功，供應商應提供足夠的持續的培訓和支持。
這將為使用工作流管理應用程序提供平穩的過渡。因此，在購買任何工作流管理軟件之前，請檢查供應商培訓資源指南及其提供的支持。
例如，一個帶有產品教程視頻的資源中心和知識庫文件將為您的團隊提供使用該工具來創建和簡化組織內部繁瑣的工作流程所需的技能。
Blink擁有一個幫助中心，其中包括用戶指南，內部支持文檔和管理員指南等資源，以幫助用戶解決多個問題。
提供多種格式的培訓，例如在線，面對面或通過文檔，以適應每個人的學習方式。
例如，通過行政教練會議，您的管理人員可以提高他們的技能，以滿足各自職責的需求。
此外，供應商應擁有通過電話，實時聊天和SMS到達的質量支持人員。
他們應該幫助您的團隊解決他們在執行日常任務，減少瓶頸並提高勞動力效率的挑戰。
結論
使用正確的工作流管理軟件對於實現最大運營效率至關重要。您可以簡化任務，改善團隊協作並更有效地實現您的業務目標。
通過採取上述措施，例如徹底評估您的業務需求，評估軟件選項並考慮易用性，您可以找到適合組織的工作流解決方案。
此外，請確保您在選擇軟件時優先考慮安全性和合規性保護公司的數據和IT攻擊基礎架構。