管理文檔是有效開展業務的關鍵方面。大多數公司正在從紙過渡到數字格式，以節省空間，金錢並增強安全性和隱私。
為了滿足這些需求，企業需要擁有可靠的電子文檔管理系統（EDMS）。 EDMS可以幫助管理文檔存儲，檢索和共享並確保法規合規性。
全球文檔管理系統市場在2023年的價值為1.0589億美元，預計到2030年將達到1290.82美元，表明在預測期內復合年增長率為2.98％。
本文將探討EDM的功能，這些功能可以幫助您的公司增加效率和數據安全，以及將您的文件私有化以避免未經授權的訪問或意外洩漏。
目錄
什麼是EDM？
電子文檔管理系統或EDMS是一個數字平台，用於管理，存儲，共享和組織電子文檔。
如果企業使用此系統，則有許多主要優勢，其中一個EDM允許他們遵守法規，例如一般數據保護法規（GDPR）或特定於行業的監管機構，例如：
- 衛生保健：美國的HIPAA（健康保險可移植性和問責制法）確保醫療機構保護患者信息。
- 金融：SEC規則17A-4和FINRA法規確保將財務記錄安全地存儲在審計中。
EDM的其他功能通常包括幫助企業管理他們的文件更容易，例如：
- 版本控制：跟踪對文檔的更改，允許用戶訪問以前的版本，查看誰進行了更新，並在編輯過程中避免錯誤。
- 訪問權限：限制誰可以根據用戶角色查看，編輯或刪除文檔，從而確保數據安全性。
- 搜索功能：使用關鍵字，標籤或元數據啟用文檔快速檢索。
- 自動化工作流：通過自動將其路由到合適的人員或部門來簡化與文檔相關的任務（例如，批准，評論）。
EDM與雲存儲
儘管它們看起來相似，因為我們使用EDMS和雲存儲進行文檔存儲和訪問，但您應該知道的EDMS系統和雲存儲提供商之間存在差異。
儘管雲存儲EDMS系統主要關注基本文件存儲和共享，提供高級文檔管理功能，包括版本控制，自動化工作流和合規性跟踪。
但是，如果您的業務使用兩種服務，則可以集成從EDMS系統中的雲存儲功能來有效地管理大量數據。
例如，實習生商務和對象存儲計劃提供了一個完全加密的平台，該平台結合了對象存儲，以快速數據檢索與安全文件共享和文檔管理，從而融合了這兩種技術的好處。
因此，如果您尚未將EDMS實施到您的公司中，則以下好處將幫助您了解EDMS系統如何幫助您的業務，團隊和財務。
EDMS系統的好處
EDMS系統為企業提供了文檔管理中的許多優勢。在下面，您將找到使用EDM有效確保業務，部門和個人文件安全的方法。
文件組織和可訪問性
EDMS允許集中存儲所有文檔。該系統可以輕鬆地將這些文件整理到標籤，元數據和類別中，進行存儲，檢索和管理文件簡單的。
從這些類別中，用戶可以使用高級搜索功能根據關鍵字，文件類型或內容快速找到文件，因此可以快速找到任何文件，在嘗試訪問舊文件時減少時間和挫敗感。
最初，您可能會認為文檔組織是一項基本功能，但是獲得文檔組織的基礎知識對於企業和部門的運行至關重要。
例如，每天創建2.5億千億個字節，如果沒有辦法管理，組織和訪問此數據，則企業將丟失，而無需解決此數據的解決方案。
安全
安全對於任何企業都是必不可少的，在將任何工具集成到工作場所時，應始終考慮。因此，EDMS系統應包括最新的，並且高級安全功能。
除了安全功能外，文件安全性還可以幫助企業遵守有關敏感數據的法律和法規，並防止數據洩露和其他網絡攻擊。選擇EDMS平台時，它應該是企業的首要任務。
為了獲得最大的安全性，EDMS系統應包括端到端加密，以便在通過Internet傳輸之前在設備上加密所有文件。其他功能包括訪問權限，以確保只有授權個人才能訪問敏感文件，並且密碼保護文件以進行進一步的控制和安全。
您可以將您的文檔管理與安全簽訂合同或其他法律文書工作相結合合格的電子簽名法律和經過驗證的簽名，是手寫簽名文件的替代品。
最後，帳戶經理可以跟踪和記錄系統中的所有交互，提供詳細記錄，以了解誰訪問了什麼以及何時何時訪問。
這種概述至關重要，因為它有助於防止未經授權訪問敏感信息，並允許在發生任何嚴重損害之前立即找到並立即找到被黑客入侵的帳戶。
文檔處理
您可以減少對紙質文件的依賴，並將文件轉換為您的首選格式，使它們易於訪問，可搜索和可編輯。通過將文件保留在EDMS系統中，您的團隊可以更快地處理和訪問文檔，但是數字文檔存儲還可以消除成本，存儲空間以及由於人為錯誤或外部因素而可能發生的紙質文檔數據丟失的潛力。
災難恢復和備份
與由於自然災害而可能損壞或丟失的物理文件不同，EDM可確保您的文件定期備份。在系統故障的情況下，可以快速恢復文檔，最大程度地減少停機時間並確保業務連續性。
法規合規性
對於使用EDM的公司來說，一個主要好處是符合各種法規，例如SOC2。 EDMS系統可以幫助公司遵守外部審核，以確保安全存儲，準確的數據保留，並輕鬆檢索記錄。
管理人員可以自動跟踪誰訪問或編輯的文檔以及進行更改的時間，以確保審計準備就緒。 EDM還確保為法律要求的時間範圍存儲記錄，並可以協助維護法律或財務審計的記錄，從而降低了不合規或數據洩露罰款的風險，這可能使公司損失數百萬。
協作與訪問
對於EDM，團隊可以同時處理文檔，而不論位置或設備如何。這在年齡尤其有益遠程工作或具有全球運營的企業。
無論您的團隊在世界範圍內，多個用戶都可以對文檔進行審查，編輯或評論而不會混淆或覆蓋他人工作的風險。它還可以確保每個人都擁有重要的項目或文檔的最新版本和最新版本。
環境的
實施EDM的企業的另一個主要優勢是，它有助於最大程度地減少其環境足跡並推動組織的綠色計劃。
隨著越來越多的國家要求企業綠色，您的團隊可以通過減少砍伐樹木和印刷的需求來保持領先地位，並成為一家更綠色，可持續的公司，同時節省了資金。
可伸縮性
許多企業發現自己所需的存儲空間已經超過目前的存儲空間。幸運的是，EDM可以擴展以適應存儲需求，而無需大幅提高成本或基礎設施。
審計準備就緒
EDMS為每個文檔（包括訪問，修改或共享）提供詳細的審核跟踪。這種透明度的水平使審核更加容易，因為必要的文檔和合規性證明很容易獲得和組織。
EDMS用例
儘管任何人都可以使用EDM，但典型的用例集中在處理大量文書工作的企業上，例如賬單，記錄，稅收等，因此醫療保健，財務，法律或帳戶公司通常是可以收益最大的企業。
衛生保健
在醫療保健中，EDMS可以幫助管理患者記錄，確保遵守HIPAA法規，並簡化醫學歷史，治療計劃和計費信息的記錄。
對患者的好處是，醫護人員可以快速獲取醫療記錄，從而促進醫療保健提供者之間的協調，以更快地治療。
金融
金融機構可以使用EDM來管理敏感文件，例如交易記錄，合規報告和客戶信息。它通過確保安全存儲，輕鬆檢索以及審計準備或監管檢查來幫助遵守SEC規則17A-4和FINRA規則等法規。
合法的
最後，律師事務所和法律部門可以利用EDM來處理案件檔案，法律摘要，合同和法院文件，所有這些文件均擁有敏感，個人和案件信息，必須受到律師 - 客戶特權的保護。
法律公司將需要一個EDMS解決方案，以確保易於訪問，組織良好的記錄，並且僅與授權的團隊或客戶共享記錄，以確保記錄易於訪問，井井有條。
如何為您的業務選擇EDM
現在，我們了解EDM的好處和功能，您將需要確定哪種最適合您。這是需要考慮的一些因素。
評估業務需求
首先，確定您的業務對EDM的要求。考慮您定期處理多少個文件，以及HIPAA等行業法規GDPR需要遵守。
從那裡，評估員工是否需要遠程訪問以及系統是否必須支持團隊成員之間的協作工作。此外，檢查EDM是否可以與您的企業已經使用的其他軟件平穩集成。
安全
確保您的EDM擁有最好的加密在傳輸過程中保護您的數據。行業標準和最廣泛使用的加密是AES-256。為了增加安全性，請檢查使用的公司零知識加密;這為您提供了系統的加密密鑰，因此只有您和其他人都能訪問數據。
作為另一種安全措施，請始終使用兩因素身份驗證來保護您的帳戶，以增加安全性，以防止未經授權訪問您的帳戶，並鼓勵您的同事也這樣做。
可伸縮性
與您的團隊合作，找出目前需要什麼存儲的基準，以及將來如何或是否會增長，以確定滿足您需求的最佳存儲計劃。
即使將來需要更多的存儲空間，基於雲的EDMS解決方案也提供了靈活性，可以增加文檔量和更多的用戶而沒有大量升級。
易用性和用戶採用
在使用該平台之前，請嘗試了解平台，看看是否有一個客戶支持團隊可以幫助您和您的團隊進行入職過程。
該系統應該具有短暫的學習曲線，並且在整個組織中易於使用，以便每個人都可以直接運行並有效地使用EDM，而不會浪費時間或不必要的資源。
客戶支持
客戶支持可以幫助企業解決可能發生的問題。支持應在您的工作時間內起作用，以減少停機時間並迅速解決問題。
定價
選擇一個提供您需要的所有功能的定價計劃，並檢查產品中是否包含在產品中，因為更高級的功能僅適用於更昂貴的訂閱層。
許多提供商將免費提供他們的服務，因此，如果有的話，請利用它來查看它是否對您和您的團隊效果很好。
結論
由於效率提高和高水平的數據完整性，採用EDM是從紙到數字文檔管理的任何業務過渡到數字文檔管理的一項戰略性和成本效益的舉動。
隨著對數字解決方案的需求不斷增長，EDMS市場正在擴大，這反映了這些系統的不斷增長。選擇正確的EDM涉及仔細考慮您的業務需求，安全要求，可擴展性和用戶體驗。
投資合適的EDM可以極大地使您的組織受益。它可以改善文檔管理流程並支持您未來的長期增長。